Im Fall von technischen Problemen, die die Kontakterfassung per JGU-App verhindern, müssen die Kontaktdaten aller Teilnehmenden (Studierende, Dozierende, Gäste etc.) manuell in Papierform erfasst werden. Die Durchführung einer Lehrveranstaltung ohne erfolgte Kontakterfassung ist nicht zulässig!
Dabei sind zwingend folgende Punkte zu beachten:
- Kontaktdaten müssen datenschutzkonform (z. B. auf Einzelzetteln, nicht auf umlaufenden Listen) erfasst werden
- zur Übermittlung der Dateien:
- einzelne Zettel müssen per Scan in einer Datei zusammengefasst werden.
- die Kontaktdaten müssen direkt im Anschluß an die Veranstaltung übermittelt werden.
- Mailbetreff und Dateiname müssen zwingend den Veranstaltungstitel, das Datum sowie den Namen des Dozierenden wiedergeben (siehe Beispiele) – anderweitig benannte Dateien/Mails müssen aus prozessualen Gründen an den Absender zur Korrektur zurückgesandt werden
- Betreff: [Veranstaltungsart] [Name der Veranstaltung] vom [Datum | Uhrzeit]. Referent*in: [Name der/des Lehrenden]
- Beispiel Betreff: Vorlesung_Einführung in Literaturwissenschaft vom 10.11.2020 | 13.30 Uhr_Prof. Dr. Max Mustermann
- Dateiname: [Name der Veranstaltung] vom [Datum und Uhrzeit]. Referent*in: [Name der/des Lehrenden]
- Beispiel Dateiname: Einführung in Literaturwissenschaft vom 10.11.2020_13.30 Uhr_Prof. Dr. Max Mustermann.pdf
- Zettel müssen bestenfalls im Anschluss an die Übermittlung, spätestens aber einen Monat nach Veranstaltungstermin datenschutzkonform vernichtet werden
Die Übermittlung der Dateien erfolgt ausschließlich an diese Adresse: kontakterfassung@uni-mainz.de